As organizações devem sempre ter um plano de continuidade para lidar com ações de incidentes ou situações emergenciais, ou seja, devem ter um plano pronto para agir mediante a uma crise. Este programa deve incluir um processo de identificação dos ativos da empresa e os processos de negócios mais críticos que possam ser comprometidos neste período. Ao fazer essa projeção, é preciso efetuar uma análise de impacto da continuidade de negócios, conhecido como Planejamento de Continuidade de Negócios (PCN), como parte do processo de preparação organizacional.
Esta análise de impacto deve prever situações adversas ao processo existente, sempre observando o contexto externo e interno do negócio, incluindo cenários de interrupção, parcial ou total, das operações e definir ações alternativas para a retomada do seu crescimento. A tecnologia pode e deve ser utilizada como um componente chave neste momento. Além disso, devem ser avaliadas as contingências e a segurança com as quais os recursos tecnológicos podem assistir ao processo. A organização pode chegar à conclusão de que necessita de aplicações de apoio para preencher algumas lacunas como fator decisivo. Mas não se preocupe pois isso não significa o fim dos negócios ou da operação. A análise com cautela das opções é essencial para não se criar um ambiente de decisões equivocado, que fatalmente se perderá ou incorrerá em custos excessivos à empresa.
As principais recomendações nesse sentido são:
a) A criação de um plano para o sistema de acesso remoto, que consiste na capacidade de assistir a muitos funcionários ao mesmo tempo. Aqui não estamos falando apenas do canal de acesso, mas nas potenciais atividades paralelas e na funcionalidade dos sistemas do negócio.
b) Para os sistemas de comunicação, estimular o uso de reuniões virtuais (dial in, vídeo conferência etc.) que são, neste momento, extremamente válidos para substituir compromissos físicos e, principalmente, disseminar procedimentos de comunicação de emergência.
c) Mapear serviços essenciais para o funcionamento da operação e encontrar soluções alternativas que possibilitem remotamente serviços similares.
No caso do seu negócio não ter plano de continuidade ou, até mesmo, ter se deparado com uma situação emergencial como o que estamos vivendo nos dias de hoje, e chegar à conclusão de que não estava preparado, agora é a hora de começar a planejar e implementar uma estratégia e mitigar maiores impactos.